Issues en stakeholders

Het succes van je project wordt bepaald door de gedegenheid van je analyses. SOM SET maakt het maken van analyses gemakkelijk en laagdrempelig. De kern van SOM SET is de analyse van issues en stakeholders. De Issuepagina en Stakeholderpagina zijn hiervoor het raamwerk. Hier maak je de analyse en bepaal je op basis daarvan je strategie.

Invoer van issues

Van alle issues wil je weten wat de status is. Voor een grondige analyse doorloop je daarom hier meerdere onderdelen. Door het analyseren van emotie, begrijpelijkheid, zichtbaarheid, mediagevoeligheid, ontwikkelstadium en de complexiteit van de oplossing kom je ook voor de issues tot een goed onderbouwde strategie.

Ten slotte maak je een redeneerlijn voor het issue. Hierin zet je alle argumenten op een rij waarom jij een bepaalde oplossing voor ogen hebt. Daarnaast neem je de argumenten van je stakeholders mee zodat je ook daar een antwoord op kan geven.

Inventariseer stakeholders

Voor elke stakeholder schrijf je de context en historie op. Hier schrijf je voorgaande ervaringen op met de stakeholder, in dit project of daarvoor. Ook bestaande afspraken kan je hier noteren. Je koppelt hier ook contactpersonen aan stakeholders zodat je altijd weet wie je moet benaderen en wat voor persoon dit is.

Door een analyse van macht, legitimiteit, emotie, lijn en urgentie bepaal je de status van de stakeholders. Is een stakeholder bijvoorbeeld woedend, dan moet je hier anders mee omgaan dan als hij geaccepteerd heeft dat er veranderingen komen. Voor alle onderdelen kan je kiezen tussen een beperkt aantal opties. Om misverstanden te voorkomen en nuancering aan te brengen is er steeds ruimte voor toelichting.

Met deze input bepaal je je strategie voor de komende periode. Deze wordt steeds herzien op het moment dat er veel veranderingen plaatsvinden in de status van de stakeholder. Voor het goed doorgronden van een organisatie maak je ook een veranderkundig profiel. Op die manier begrijp je beter hoe een organisatie in elkaar zit en bepaal je de juiste benaderingswijze.

Tenslotte is er ruimte voor vragen. Heb je open plekken in je analyse dan schrijf je ze hier op. Dit dient als basis voor de ANNA-lijst; ANNA betekent Altijd Nagaan Nooit Aannemen. Dit is een lijst met vragen die je eerst nagaat bij de stakeholder voor je ze definitief in je analyse opneemt.

Koppelen van stakeholders en issues

Koppel je stakeholders aan issues. Niet alle stakeholders zijn bij elk issue betrokken. Geef daarom per issue aan welke stakeholder hier bij betrokken is. Automatisch verschijnt bij de betrokken stakeholders het issue. Geef per stakeholder onder andere aan wat het standpunt is ten aanzien van het issue en wat het belang is dat daarachter ligt. Vervolgens beoordeel je de alternatieven van de stakeholder en hoe spannend het issue voor de stakeholder is.  Deze informatie vormt de input voor de belangenmatrix en de spanningsbarometer.

Bundelen van informatie

Zijn er rapporten over een issue, is er een afspraak met een stakeholder of is er een gespreksverslag met een stakeholder, koppel ze dan direct aan het issue of de stakeholder zodat je ze snel weer kan vinden.